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Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom	Unser Zeichen, unsere Nachricht vom	Telefon, Name (0 89) 0 00 00-		Datum
2000-06-28	E010/pirk-fl	45 67 Herr Grünbär	2001-11-04

Deutschsprachige Briefe nach DIN 5008 : 1996-05

(unter Berücksichtigung der neuen deutschen Orthografie in der Fassung vom Juli 1996)

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns, dass wir Ihnen auszugsweise die wichtigsten Inhalte der an das internationale Computer-Zeitalter angepassten DIN 5008 „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ des Deutschen Instituts für Normung e. V. in der Fassung vom Mai 1996 vorstellen können.

Diese Vorschläge standardisieren das Grundgerüst der geschäftlichen und behördlichen Briefe im nationalen und internationalen Schriftverkehr - sie lassen von vornherein allerdings relativ viele Variationen in der Anordnung zu. Die weitreichende berufliche und persönliche Bedeutung einer guten Gestaltung von Schriftstücken, z. B. bei Bewerbungen, ist inzwischen allgemein akzeptiert.

1. Alle Zeilen beginnen an der sog. Fluchtlinie (etwa 2,41 cm vom linken Seitenrand entfernt). Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch ein oder zwei Leerzeilen abgetrennt.

2. Der Briefkopf kann individuell gestaltet werden, z. B. mit Firmenbezeichnung, Werbetext, Grafik.

3. Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei geschickter Platzierung (und Faltung) passt auch diese Zeile noch in das Fenster eines Fensterkuverts.

4. Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig aufgebaut, es beginnt ca. 4,5 cm [Absenderzeile] bzw. 5,08 cm [erste Anschriftenzeile] unterhalb des oberen Blattrandes. Die Leerzeilen entfallen bei Bedarf (z. B. in umfangreicheren Auslandsanschriften).

5. Muster:

1.	Versendungsform	1.	Versendungsform
2.		2.
3.	Anrede, Titel	3.	Firma
4.	Name, Firma	4.	Abteilung
5.	Straße, Postfach	5.	Ansprechpartner
6.		6.	Straße, Postfach
7.	Landeskürzel, PLZ und Bestimmungsort	7.
8.		8.	Landeskürzel, PLZ und Bestimmungsort
9.	Land	9.	Land

...

5. Der Raum rechts neben dem Anschriftenfeld bleibt normalerweise frei für die Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers. Alternativ kann ein sog. Informationsblock in diesem Bereich alle wichtigen Bezugs- und Kommunikationsangaben (s. Punkt 6) zusammenfassen.

6. Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen des Sachbearbeiters bzw. der Sachbearbeiterin, das Datum und gegebenenfalls das Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird künftig numerisch 2001-02-28 (verkürzt 01-02-28) oder alphanumerisch 28. Februar 2001 geschrieben.

In einer Kommunikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftenfelds können z. B. Telefaxnummer oder Telexnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) und weitere wichtige Geschäftsangaben - wie z. B. Handelsregister-Eintragung und Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer - werden normalerweise in den Fußzeilen des Schreibens angegeben.

7. Der Betreff in Form einer stichwortartigen, kurzen und sinnvollen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Das Wort "Betreff" selbst wird keinesfalls (mehr) geschrieben. Darunter bleiben zwei Zeilen frei.

8. Die Anrede wird mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt. In manchen kaufmännischen Briefen, insbesondere bei Formularen, kann eine persönliche Anrede weggelassen werden.

9. Der Brieftext sollte empfängerbezogen und möglichst übersichtlich und verständlich sein:

? Gliederung in Abschnitte durch je eine Leerzeile

? Hervorheben wichtiger Angaben durch Einrücken und Leerzeilen
oder besondere Schriftarten und Schriftstile (auch S p e r r e n)

? Formulierung in einem klaren, guten und anschaulichen Deutsch

? Verzicht auf umständliche und altmodische Ausdrucksweisen

10. Der Gruß beginnt ebenfalls an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt. Auch die kaufmännischen Grußformeln unterliegen der Mode, heute üblich sind beispielsweise:

? Mit freundlichen Grüßen ? Hochachtungsvoll

Nach der Grußformel bleibt wieder eine Zeile frei. Danach folgen

? die Firmenbezeichnung,

? 3 Leerzeilen für Unterschrift und Firmenstempel und

? zuletzt der Name der/des Unterzeichnenden, ggf. mit Zusatzangaben.

Der Gruß soll nie ohne Text auf einem Blatt stehen, da sonst eine eindeutige Zuordnung einer rechtsverbindlichen Unterschrift zum Schriftstück erschwert würde.

11. Anlagen- und Verteilervermerke werden gegebenenfalls durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen oder rechts neben den Grußteil geschrieben. Die Anlagen sollten bereits im Brieftext erwähnt werden und können (nochmals) genau aufgezählt werden.

Wir wünschen Ihnen schon im Voraus viel Freude bei der „Komposition“ Ihrer geschäftlichen (und mancher privater) Schreiben. Ihre Briefpartner werden Ihren Briefstil sicherlich honorieren!

Mit bester Empfehlung [Anlage/n]

[evtl. genau bezeichnen]

World Insurance GmbH & CoKG

[Verteiler]

[genau bezeichnen]

[hier: alle Auszubildenden]

Abt. für Zukunftsorientierung

i. V. Käpten Grünbär van der Bavaria

BSV_DIN5008-97.doc